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Administrar uma empresa sem um pacote de aplicações de escritório é virtualmente impossível. Então, quando o home office está se tornando a ordem do dia, é natural que você considere adotar o Microsoft 365.
De fato, a ascensão de modelos de trabalho híbrido é uma forte tendência mundial, conforme constatou pesquisa realizada pelo Gartner. Segundo o levantamento, 82% dos líderes empresariais entrevistados pretendem permitir o trabalho remoto algumas vezes, mesmo após a pandemia.
Mesmo empresas que não desejam adotar essa modalidade de trabalho têm motivos de sobra para utilizar a solução de comunicação e produtividade da Microsoft.
Mas, o que é exatamente o Microsoft 365, e como ele pode beneficiar sua empresa? Descubra a seguir!
O que é o Microsoft 365?
O Microsoft Office sempre foi reconhecidamente a solução número 1 de aplicações de escritório, utilizada por empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Com o surgimento e popularização da tecnologia em nuvem, as empresas passaram a contar com mais uma opção de utilização dessa ferramenta, em um modelo de software como serviço.
Foi assim que nasceu o Microsoft 365 (anteriormente Office 365), um serviço de assinatura baseado em nuvem para usuários domésticos e corporativos, que inclui aplicativos do Office, armazenamento em nuvem e uma série de outros serviços de comunicação e produtividade.
Como funciona?
O Microsoft 365 torna mais fácil para você acessar seus dados corporativos e aplicações de escritório, esteja você trabalhando local ou remotamente.
De fato, ele permite que as equipes de trabalho se comuniquem de forma mais efetiva, além de otimizar a colaboração e a produtividade.
O Microsoft 365 é um serviço de assinatura que fornece aos usuários os aplicativos de produtividade necessários para realizar o trabalho nas empresas modernas.
Assim, as empresas podem optar entre quatro planos empresariais, conforme a sua necessidade. A partir disso, elas podem acessar um conjunto de aplicações online, como Word, Excel, Power Point, Forms, Outlook e muito mais.
Todos os documentos ficam salvos na nuvem, permitindo colaboração aprimorada e agregando benefícios como flexibilidade e segurança.
Qual a diferença entre o Microsoft 365 e o Microsoft Office?
O Microsoft 365 é um serviço baseado em assinatura, ou seja, em vez de comprar uma cópia do pacote por um custo inicial elevado e único, os usuários pagam uma taxa de assinatura mensal para acessar o serviço em um nível de sua escolha.
Com o modelo baseado em assinatura do Microsoft 365, os usuários sempre têm acesso à versão mais recente, já que a plataforma é atualizada automaticamente pela Microsoft, ao passo que, permanentemente, os usuários Microsoft Office teriam que comprar uma nova cópia da edição mais recente para poder usar novas funcionalidades.
O Microsoft 365 também é desenvolvido como um aplicativo que prioriza a nuvem. Embora versões de desktop de alguns de seus aplicativos estejam disponíveis em certos planos, ele foi projetado para ser usado online.
Assim, os usuários não precisam instalar software ou manter qualquer hardware para executá-lo.
O Microsoft 365 também vem com hospedagem de e-mail e espaço de armazenamento em nuvem, para que os usuários possam hospedar seus arquivos online e ter acesso a eles onde e quando precisarem, de qualquer dispositivo que se conecte à Internet.
Por que contratar?
Ótimas ferramentas de produtividade ajudam todos em uma organização a ser mais produtivos, se comunicar com mais eficiência e a ter uma melhor experiência de uso.
O Microsoft 365 torna a execução de tarefas essenciais como encontrar informações, compartilhar conhecimento, comunicar-se com colegas, processar dados, etc. muito mais rápida e direta.
Isso, dentre outras coisas, confere maior agilidade na execução de tarefas administrativas e, consequentemente, permite que os colaboradores tenham mais tempo para criar, inovar e se dedicar a atividades de maior valor agregado.
Além dos aplicativos básicos de escritório, como Word, Excel e Powerpoint, o Microsoft 365 fornecem aos usuários empresariais recursos ainda mais essenciais para ajudá-los a crescer, incluindo:
- Microsoft Teams: O Teams é um hub de espaço de trabalho que inclui um sistema de chat centralizado que conecta toda a sua equipe e permite que eles enviem mensagens e compartilhem arquivos rapidamente de uma forma muito mais eficiente do que o e-mail.
- SharePoint: O SharePoint leva o compartilhamento de arquivos um passo adiante, permitindo que sua equipe crie sites onde podem compartilhar documentos, listas, formulários e informações com colegas, parceiros e clientes.
- OneDrive: O OneDrive é uma plataforma de armazenamento e compartilhamento de arquivos baseada em nuvem que facilita o acesso a arquivos online com segurança. Ele simplifica o processo de compartilhamento de arquivos dentro e fora da sua empresa.
Além disso, o Microsoft 365 oferece uma série de vantagens, como:
Colaboração aprimorada
Você não terá mais que enviar e receber anexos por e-mail para edições e, em seguida, tentar encontrar a versão mais recente entre vários outros arquivos com o mesmo nome.
Com o Microsoft 365, os colaboradores não apenas podem colaborar e editar arquivos em tempo real, mas também se comunicar em bate-papo em tempo real usando Teams ao mesmo tempo.
Seu arquivo é atualizado automaticamente durante a edição, então sua equipe está sempre trabalhando na versão mais atual e permanece na mesma página com seu fluxo de trabalho.
Eles podem facilmente notificar a próxima pessoa quando for sua vez de revisar ou editar, fazendo com que os projetos levem muito menos tempo.
Além disso, por ser baseado em nuvem, o Microsoft 365 viabiliza o acesso a partir de qualquer lugar, garantindo produtividade e colaboração mesmo com equipes descentralizadas. Ou seja, é uma solução que auxilia as empresas na implementação de rotinas de trabalho remoto.
Automatização de processos de negócios
Deixe sua tecnologia fazer parte do trabalho para você, automatizando processos. Teams, OneDrive e SharePoint são projetados para enviar e receber comandos com uma variedade de outros aplicativos.
Você pode usar modelos de documentos que ajudam a automatizar o processo de revisão e aprovação para que ninguém fique esperando um OK antes de concluir uma tarefa.
Segurança aprimorada
A segurança é uma grande preocupação para os negócios modernos, principalmente após a entrada em vigor de regulamentos como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Ataques cibernéticos sofisticados podem vazar informações confidenciais sobre sua empresa ou dados pessoais de seus clientes, prejudicando a reputação da sua marca e gerando até mesmo problemas judiciais.
Com o Microsoft 365, suas aplicações são mantidas atualizadas para garantir que você não apenas tenha as versões mais recentes (com acesso a quaisquer novos lançamentos de recursos), mas também receba atualizações de segurança continuamente.
Além disso, incorporar o SharePoint e o OneDrive em suas operações pode evitar alguns desses problemas de segurança. Com essas soluções suas equipes podem compartilhar informações vitais sem comprometer a integridade dos dados.
As operações de hospedagem por meio de uma plataforma única e integrada também reduzem as vulnerabilidades de segurança.
Você também pode monitorar o comportamento do usuário para ajudar a garantir a conformidade com quaisquer políticas internas.
Economia de custos
Por ser uma solução baseada em nuvem, o Microsoft 365 elimina custos de licenciamento e de atualizações de versão.
Além disso, sua empresa pode escolher planos que fazem sentido para a sua atividade e aumentar ou diminuir o número de usuários conforme a necessidade, pagando apenas pelo que utilizar.
Conclusão
Agora você já sabe um pouco mais sobre o Microsoft 365, suas funcionalidades e vantagens.
De fato, a adoção dessa solução representa uma importante iniciativa de transformação digital e modernização das ferramentas de trabalho, aproveitando as vantagens da computação em nuvem.
É altamente recomendável que a implementação do Microsoft 365 seja feita por equipes especialistas, a fim de garantir uma migração segura e a configuração ideal para os fluxos de trabalho da sua empresa.
Nesse sentido, você pode contar com a ajuda da Portnet. Entre em contato e fale com um de nossos especialistas.
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