Gerenciamento de projetos a distância: 5 dicas para implementar

O gerenciamento de projetos a distância está se popularizando rapidamente entre empresas no mundo inteiro, seguindo a tendência de negócios mais digitais e da mobilidade trazida para a otimização operacional.

Você está pensando em adotar a solução onde você trabalha? Se é isso que você procura, veio ao lugar certo! Neste artigo, nós listamos 5 dicas para você implementar esse tipo de gestão para todos os funcionários e colaboradores. Vamos começar?

1. Planeje com base em resultados

A grande mudança no gerenciamento de projetos que a mobilidade trouxe para dentro das empresas é que o velho cálculo de produtividade baseado em horas de trabalho não é tão eficiente quanto sua gestão baseada em desempenho e resultados.

Em projetos a distância, muitos dos colaboradores estão em cidades ou até países diferentes, trabalhando em horários distintos. Para conseguir extrair o maior potencial de cada um, crie metas com prazos razoáveis, quebrando grandes objetivos em pequenas tarefas e gerenciando seu cumprimento.

Quando um bom gestor deixa seus colaboradores à vontade para realizar seus trabalhos de acordo com suas próprias rotinas, o retorno em produtividade é muito maior — mais uma vantagem que a mobilidade traz para o negócio.

2. Delegue o comando

Nem sempre será possível reunir todos os colaboradores envolvidos em uma discussão em tempo real e você não pode ficar 24 horas disponível para tratar cada caso relacionado ao projeto.

Para amenizar essa questão, crie uma hierarquia e delegue às pessoas mais capacitadas cada aspecto na evolução das etapas em direção ao seu objetivo final. Além de tirar todo o peso das suas costas, algumas decisões podem ser tomadas com mais rapidez sem que você precise ser consultado — gerando assim uma dinâmica mais produtiva entre toda a equipe.

3. Defina um plano de comunicação claro

Para um projeto a distância funcionar, a comunicação é um fator chave. Ruídos entre os colaboradores pode atrasar decisões importantes e deixar lacunas de informação que serão preenchidas com especulações ou caminhos tomados para o lado errado.

Faça uma reunião antes de começar o projeto para definir como será feita a comunicação. De preferência, faça uma mescla entre comunicação assíncrona para notas e observações e um software de videoconferência, quando for necessário discutir algo mais importante em conjunto e em tempo real.

4. Utilize armazenamento em nuvem

Falamos bastante em processos assíncronos porque essa é a maior vantagem do gerenciamento de projetos a distância: poder dar flexibilidade e mobilidade para que cada colaborador exerça sua função da melhor forma.

Para que esse modelo funcione, o apoio da nuvem é fundamental. O armazenamento dos arquivos, relatórios, notas e outros documentos deve estar disponível para todos em qualquer dispositivo ou local.

Assim, fica fácil permitir que pessoas em lugares diferentes trabalhem para o mesmo objetivo de forma mais colaborativa, com um log de modificações e até a possibilidade de vários usuários editarem o mesmo documento simultaneamente.

5. Escolha um bom software de gerenciamento de projetos a distância

Comunicação, armazenamento, delegação, todas essas responsabilidades de um gerente de projeto vai demandar softwares e ferramentas que se complementem. Para gerenciar tantos aspectos diferentes a distância, um bom software especializado pode ser a solução.

Alguns exemplos de soluções consolidadas no mercado são o Trello e o Slack, mas a tecnologia por trás dessa gestão pode até ser caseira, caso sua empresa precise de especificidades na operação que não sejam oferecidas por ferramentas comerciais. O importante é que o controle e monitoramento da busca pelo objetivo final estejam integrados em um só lugar para otimizar a produtividade de todos os colaboradores.

Afinal, o gerenciamento de projetos a distância, além de uma vantagem operacional para empresas no futuro, é mais um desafio que demanda muita estratégia e planejamento.

E grande parte desse desafio está em oferecer mobilidade corporativa sem comprometer o esquema de segurança das corporações. Se você se preocupa também com esse lado da transformação digital, aprenda como criar um plano de segurança digital!