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O Microsoft 365 Business é um dos conjuntos de aplicativos de produtividade de escritório mais usados pelas empresas no mundo. Nos últimos anos, com o aumento dos regimes de trabalho remoto e híbrido, a taxa de adoção só aumentou, uma vez que essa solução otimiza a colaboração e a produtividade, e oferece grande flexibilidade.
Contudo, pouco se fala sobre um aspecto primordial dessa solução: a segurança. De fato, as empresas podem aprimorar sua conformidade com a proteção de dados ao usar esse conjunto de aplicativos.
A seguir, você poderá conhecer os principais benefícios do Microsoft 365 para a proteção de dados das empresas. Confira!
O que é o Microsoft 365?
O Microsoft 365 é uma versão de modelo de assinatura baseada em nuvem do popular pacote de produtividade da Microsoft, o Microsoft Office.
Ele contém os principais aplicativos presentes nas versões tradicionais do Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e, dependendo do plano adquirido, também pode incluir outras aplicações e serviços, como Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer e Microsoft Teams.
A versão Business, desenvolvida especialmente para empresas, conta com três planos diferentes: Basic, Standard e Premium.
Isso permite que cada empresa possa escolher a solução que melhor atende às suas necessidades, otimizando os custos e o retorno do investimento.
Além disso, o modelo de assinatura baseada em nuvem oferece maior escalabilidade, visto que você pode aumentar ou diminuir o número de usuários conforme sua necessidade. Também permite maior mobilidade, uma vez que as aplicações podem ser acessadas nas versões web e para dispositivos móveis.
Microsoft 365: entenda a sua importância na proteção de dados de sua empresa
Os recursos de segurança do Microsoft 365 oferecem várias opções incorporadas à estrutura do próprio software, que permitem otimizar a estratégia de proteção de dados nas empresas. Dentre eles, vale citar:
1. Autenticação multifator
A autenticação multifator (MFA, ou também comumente chamada de verificação em duas etapas, 2FA ou autenticação de dois fatores) é uma maneira simples de adicionar proteção rápida para todos os usuários e pode ajudar a evitar violações de dados.
Esse recurso presente no Microsoft 365 Business usa um aplicativo de autenticação instalado no smartphone de cada usuário, o qual gera um código quando eles iniciam uma tentativa de login em seu computador.
Com essa funcionalidade ativada, cada usuário precisa aprovar a solicitação de login em seu telefone para acessar os documentos e dados, evitando que hackers entrem sem serem detectados.
2. Proteção contra Ransomware
O ransomware, hoje, encontra-se no topo das ameaças à segurança das empresas. Segundo o Relatório SonicWall de Ameaças Cibernéticas 2022, o Brasil é o quarto maior alvo desse tipo de ataque no mundo, registrando mais 33 milhões de tentativas de invasões em 2021.
Os principais tipos de ransomwares agem bloqueando o acesso a dispositivos e arquivos, por meio de criptografia. Depois, é exigido o pagamento de um resgate para liberar os dados sequestrados.
Entregue principalmente por meio de anexos de e-mail prejudiciais e suspeitos, em alguns casos, o ransomware pode ser evitado instruindo os usuários para que eles reconheçam essas tentativas e não abram determinadas extensões de arquivo que são comumente associadas a esse tipo de malware.
Contudo, os cibercriminosos têm aprimorado cada vez mais esse tipo de ataque, o que torna necessário a adoção de diversos mecanismos de segurança para evitar que eles sejam bem-sucedidos.
As soluções de segurança de e-mail do Microsoft 365 permitem que você dê um passo adiante e crie regras que bloqueiam completamente a passagem de anexos maliciosos ou suspeitos, aumentando consideravelmente a proteção contra ataques de ransomware.
3. Proteção contra malwares
O bloqueio de certas extensões de arquivo evita mais do que apenas ransomware. Você também pode aumentar a proteção de dados da sua empresa ativando uma política anti-malware no painel de administração do Microsoft 365 Business.
Lá, você pode escolher quais extensões de arquivo podem passar e quais serão bloqueadas.
Se sua empresa não compartilha software por e-mail, é recomendável bloquear, por exemplo, extensões “.exe”, “.bin”, dentre outras. Assim, você evita que arquivos executáveis e suspeitos cheguem a seus colaboradores.
No entanto, o malware também pode estar contido em documentos do Word (.docx), arquivos PDF e outras extensões de arquivo mais comuns que sua empresa provavelmente usará regularmente. Por isso, os recursos de segurança integrados do Microsoft 365 são projetados para detectar anexos de e-mail suspeitos.
4. Prevenção contra perda de dados
Toda empresa possui dados confidenciais e sensíveis que precisam ser mantidos em segurança, pois a divulgação dessas informações pode causar sérios danos.
Por isso, o Microsoft 365 possui uma ferramenta de prevenção contra perda de dados, que usa regras e políticas para determinar quais arquivos e dados são considerados críticos ou confidenciais e, em seguida, protege esses arquivos de serem compartilhados ou transmitidos.
5. Governança de dados aprimorada
Com a transformação digital no centro das estratégias empresariais, a governança de dados tornou-se uma premissa fundamental para a segurança da informação. Essa necessidade ficou ainda mais latente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Diante disso, o Microsoft 365 Business disponibiliza ferramentas de governança de dados que ajudam a gerenciar, proteger e garantir a integridade de seus dados, atribuindo políticas de retenção a conteúdo novo e existente.
Em suma, elas permitem que você utilize rótulos para classificar o conteúdo no Microsoft 365, possibilitando estabelecer uma retenção mais granular e políticas de prevenção de perda de dados para que as informações possam ser controladas com mais rigor.
Os rótulos podem ser aplicados automaticamente usando a funcionalidade Governança de Dados Avançada, que está disponível com uma assinatura do Office 365 Premium, ou manualmente, nos demais planos.
Como utilizar todo o potencial do Microsoft 365 Business?
Como você pode ver, o Microsoft 365 possui uma ampla gama de ferramentas que permitem otimizar a estratégia de proteção de dados da sua empresa.
Você conheceu apenas alguns recursos nativos dessa solução, que ainda oferece toda a proteção da nuvem da Microsoft, backup dentre muitas outras funcionalidades.
Contudo, nem todas as empresas exploram todo arsenal de proteção de dados disponível nessa solução.
Isso deve-se, principalmente, à falta de conhecimento sobre tudo que o Microsoft 365 tem a oferecer ou ainda por não saber utilizar todos os recursos apropriadamente.
Por isso, para utilizar todo o potencial de proteção de dados do Microsoft 365, a melhor alternativa é contar com um parceiro especializado, que conheça a fundo todos os recursos que a solução tem a oferecer.
Nesse sentido, você pode contar com a ajuda da Portnet. Com nossa equipe especializada em implementação e configuração do Microsoft 365, você pode obter o melhor desempenho, fluxos de trabalho aprimorados e usufruir de todos os recursos de proteção de dados que a ferramenta pode oferecer.
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